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Les Strasbourgeois parlent aux expats

 
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Alice


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MessagePosté le: Jeu 22 Jan - 11:17 (2009)    Sujet du message: Les Strasbourgeois parlent aux expats Répondre en citant

Salut à tous,

Voici le compte-rendu d'une de nos réunions pour y voir plus clair sur nos avancées. Il est également posté sur la boîte Gmail, où figure également une "convention d'engagement".
Vous verrez qu'il y a une proposition de coordination entre vous et nous, on attend votre réponse !

Compte-rendu de la réunion du 21.01.2009

Présents : Lucie JACQUAT, Alice DROUIN, Equipe BDS 08-09, Clément OLIOT pour le BDE 08-09, volontaires de 2A et 4A : Marthe FATES, Victor CONDOMINAS, Sophie LEBAN, Olivier OUDIN (tous 4A) et Astrid L’ANGE (2A), ainsi que Flora LEMOINE GOUEDART, présidente 08-09 de l’association Echologik.

Objet : Constitution de l’équipe pour l’année universitaire 2008-2009.

Il est décidé que la Commission sera créée officiellement lors de l’Assemblée Générale du BDE devant se tenir dans les prochains jours.
La Commission sera représentée par 2 membres statutaires (Président et Trésorier, pour des raisons de compétence) – voir les détails dans la « convention » signée ce jour.

Il est décidé que la Commission, en fonction de ses effectifs pour le moment restreints, se divisera en missions / pôles, qui comprennent chacun initialement un responsable parmi les volontaires, secondés dès que possible par d’autres personnes volontaires – notamment les actuels 1A motivés au fur et à mesure de l’année :

1. Responsable de la Commission : Coordination, Trésorerie et relations avec l’IEP : Alice DROUIN.
2. Pôle Sport et Infrastructures : Victor CONDOMINAS.
3. Pôle Restauration : Sophie LEBAN.
4. Pôle Contact partenaires « publics » (Mairie, CUS, Région + CTS) : Olivier OUDIN.
5. Pôle Communication : Marthe FATES
6. Pôle Soirées : Astrid L’ANGE.
7. Pôle Sponsors : Lucie JACQUAT (assistée du BDS actuel)
8 Pôle Hôtels : Julien BRAUN
9. Coordinateur 3A : Anaïs CALLOT (?)

A noter que Julien Braun (extérieur à l’IEP à ce jour) a été choisi pour ce pôle dans l’immédiat, en raison d’une première initiative concrète et de sa proposition pour apporter son aide.

Le poste de coordinateur 3A permettrait une communication optimale et centralisée avec ceux qui s’intégreront dans le processus d’organisation du Krit, à savoir les 3A actuels motivés.
Concrètement, il s’agirait pour cette personne de recevoir tous les CR des réunions chaque semaine - ou toutes les 2 semaines, de centraliser les remarques que pourraient avoir les 3A à leur sujet et de faire remonter de manière organisée toute proposition. Ce coordinateur aurait un droit de regard sur toute décision prise par la Commission (choix des salles et terrains, etc.) après consultation de ses pairs. Nous pensons à Anaïs pour ce poste.

Il est décidé que le forum créé à ce jour doit rester un lieu de discussion et non de décision définitive. Le coordinateur 3A en association avec la responsable Communication y gèrerait les annonces « officielles » de la Commission (dans une rubrique spécialement dédiée à cela ?).

Remarques : (après avoir lu la proposition de Wandrille « amendée »)
• Manque dans la proposition « 3A » un contact régulier avec l’IEP – qui se situerait dans l’organigramme proposé sans doute au niveau des coordinateurs. Or pour les débuts un tel contact est primordial, c’est notre pôle 1.
• En raison d’un manque d’effectif au début de 2009 pour parvenir à un organigramme aussi abouti, nous nous cantonnons à une organisation plus « primaire » qui pourra (et devra) à terme être plus aboutie.
• Voir à ne pas multiplier les coordinateurs qui risquent sinon d’engendrer une gestion en soi inutile. 3 grand maximum, 2 ok.
• Manque dans notre proposition un thème « sécurité » plus présent dans la vôtre. Voir la possibilité de l’intégrer pour le moment au pôle « partenaires publics ».

Les responsables des pôles coordination / trésorerie d’une part et communication d’autre part, se rendront le vendredi 23 janvier à une réunion avec Mmes Hmaé (administration) et Regol (communication) pour entamer la coopération avec l’IEP après les premiers contacts entrepris en octobre.

Annexe : Convention d’engagement.


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Alice


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Inscrit le: 19 Jan 2009
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MessagePosté le: Jeu 22 Jan - 11:25 (2009)    Sujet du message: Les Strasbourgeois parlent aux expats Répondre en citant

La convention d'engagement (ici aussi, pour plus de visibilité) :

Convention sur la Commission pour la préparation du Critérium 2010

Objet :

Création par les Bureau des Elèves et Bureau des Sports de l’Institut d’une structure autonome vis-à-vis des deux associations, dont les locaux et les moyens logistiques sont à la disposition de la Commission.
La Commission est juridiquement rattachée au Bureau des Elèves en vertu des articles 13, 32, 34 et 38 de ses statuts.
L’unique but de la Commission est de préparer dans les meilleures conditions le Critérium de 2010 qui se déroulera à Strasbourg, vraisemblablement lors du dernier week-end de mars 2010.
La Commission disparaîtra des statuts du BDE par non-renouvellement des postes au terme de l’année universitaire 2010-2011.

Réalisation :

Pour ce faire, les différentes équipes de la Commission tiendront les délais suivants :
- avoir contacté tous les partenaires envisageables pour Pâques 2009
- avoir obtenu tous les devis et toutes les propositions pour juin 2009
- avoir conclu tous les contrats pour Noël 2009

Chaque démarche (demande de devis, de subventions, de propositions de sponsoring, etc.) fera l’objet d’un compte-rendu, inséré dans le classeur prévu à cet effet, ainsi que le double (original) de toute lettre envoyée (reçue).

Afin d’atteindre une efficacité optimale, la Commission est coordonnée par le Responsable de la Commission Krit’2010. Elle est divisée en 7 équipes de chargés de pôle, chacune ayant un objectif précis et un champ d’activité limité. Néanmoins, chaque équipe doit consulter impérativement toute autre équipe qui pourrait être concernée par son travail. Ces équipes sont encadrées par le responsable de coordination (pôle 1) et le coordinateur 3A (pôle 9). Les équipes seront renforcées au fur et à mesure de l’année (notamment par les 1A motivés).

Une réunion hebdomadaire des différents responsables d’équipes, ouverte à tous, est prévue tous les mercredis de 12h à 14h. Un CR de chacune de ses réunions sera effectué, classé et envoyé au coordinateur 3A, ainsi que mis à la disposition de l’administration de l’IEP en cas de demande.

Membres :

L’organisation, la planification et l’exécution du Critérium en tant que tel nécessitera une refonte partielle de la Commission et l’ajout de nouvelles équipes, au début du mois de novembre 2009.

1. Responsable de la Commission : Coordination, Trésorerie et relations avec l’IEP : Alice Drouin.
2. Pôle Sport et Infrastructures : Victor Condominas.
3. Pôle Restauration : Sophie Leban.
4. Pôle Contact partenaires « publics » (Mairie, CUS, Région + CTS) : Olivier Oudin.
5. Pôle Communication : Marthe Fates.
6. Pôle Soirées : Astrid L’Ange.
7. Pôle Sponsors : Lucie Jacquat (assistée du BDS actuel)
8. Pôle Hôtels : Julien Braun
9. Coordinateur 3A (Anaïs Callot ?).



Lu et approuvé, à Strasbourg, le /01/2009
(Nom et signature)





Président du BDS Président du BDE Responsable Commission


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Alice


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MessagePosté le: Jeu 22 Jan - 11:26 (2009)    Sujet du message: Les Strasbourgeois parlent aux expats Répondre en citant

La question est :
- ok pour un coordinateur 3A ?
- ok pour Anaïs à ce poste ?


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Alochia


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MessagePosté le: Jeu 22 Jan - 13:31 (2009)    Sujet du message: Les Strasbourgeois parlent aux expats Répondre en citant

Comme je l'ai déjà dit, je pense que c'est une bonne idée et Anaïs me semble la mieux placée pour faire ça (comme ça elle arrêtera de glander à la plage pendant qu'on nous on "bosse").
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anais
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MessagePosté le: Jeu 22 Jan - 18:23 (2009)    Sujet du message: Les Strasbourgeois parlent aux expats Répondre en citant

J'ai dit à Lucie que j'étais OK pour le relais 3A, surtout que jai encore un mois et quelques de vacances (aucun lien c est juste pour ALois) 

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anais
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MessagePosté le: Jeu 22 Jan - 18:32 (2009)    Sujet du message: Les Strasbourgeois parlent aux expats Répondre en citant

Une petite question? je transmets les idées des 3A individuellement aux différentes personnes des poles ou juste à Marthe? 

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Alochia


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MessagePosté le: Jeu 22 Jan - 19:08 (2009)    Sujet du message: Les Strasbourgeois parlent aux expats Répondre en citant

Ils sont organisés comment à Stras? Ils ont réparti des pôles ou pas?
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anais
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MessagePosté le: Jeu 22 Jan - 22:29 (2009)    Sujet du message: Les Strasbourgeois parlent aux expats Répondre en citant

OUi oui regarde un peu au dessus il y a les noms de chacun pour chaque pôle 

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Alice


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MessagePosté le: Jeu 22 Jan - 23:09 (2009)    Sujet du message: Les Strasbourgeois parlent aux expats Répondre en citant

Un avis qui est pour l'instant personnel, sans en avoir débattu avec d'autres : sauf urgence, communiquer par le biais de la responsable comm' Marthe. Pour le début, cela semble un peu égal, mais en fait, je pense que plus cela va s'intensifier, plus ce détail aura son importance. Donc oui, plutôt centraliser et renvoyer tout à Marthe.
A ton avis, c'est le plus judicieux ?


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anais
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MessagePosté le: Jeu 22 Jan - 23:45 (2009)    Sujet du message: Les Strasbourgeois parlent aux expats Répondre en citant

Je me disais qu avec toutes les idées qui ont été lancées, si le but c est d en faire un condensé productif pour vous, je peux tout envoyer à marthe et envoyer la partie concernée à chacun des pôles.. profitons en tant que je suis en vacances. Si tu veux on essaye comme ca et puis si ca fait trop de trucs on ne fait qu un mail centralisé, et peut etre aussi que c etait le boulot de Marthe, donc je ne sais pas, j attends le feu vert alsacien de toute façon ! 

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Wandrille


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MessagePosté le: Mar 27 Jan - 08:14 (2009)    Sujet du message: Les Strasbourgeois parlent aux expats Répondre en citant

Très bien pour l'organisation.
La structure que vous avez mis en place me parait adaptée pour les prochains mois, reste plus qu'à bosser :-)

pour le coordinateur 3A c'est une bonne idée, mais je pense qu'après un début en fanfarre, du à la motivation et la sensation (justifiée ou non) qu'on était un peu en retard et qu'il fallait se bouger, les idées et propositions bétons des 3A risquent de se tarir quelque peu dans les prochains mois, ou alors s'exprimeront sur le forum (disponible à tous), Anais ne sera donc pas surchargée.
Par contre elle pourra aussi nous tenir au courant de l'avancé des choses afin que ceux qui sont motivés pour organiser le krit arrivent en juin ou septembre avec une bonne vision de ce qui a été fait et de ce qui reste à faire.
Bisous


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Alice


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MessagePosté le: Lun 20 Avr - 10:49 (2009)    Sujet du message: Les Strasbourgeois parlent aux expats Répondre en citant

Salut les touristes !
Petit message pour vous signaler que j'ai mis en ligne (dans les documents sur la boîte gmail) une présentation powerpoint faite par Olivier de 3 installations majeures qu'il a visitées. Cela permet de faire le point sur ce que nous avons à disposition. Pour ceux qui n'ont pas le code d'accès de la boîte mail et que ça intéresse, demandez-le en MP à Anaïs.


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Wandrille


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Localisation: New Delhi

MessagePosté le: Ven 15 Mai - 13:54 (2009)    Sujet du message: Les Strasbourgeois parlent aux expats Répondre en citant

Salut les étudiants en plein examens!
comment ont évolué les choses ces dernières semaines....en quelques mots...(je parle du krit 2010 bien sûr)
bon courage pour les exams, en espérant que ce message si agréable vous verra oublier votre dure condition d'étudiant quelques instants.
A+.


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